Organizzare la gestione degli spazi personali in vista del rientro

Il rientro nei posti di lavoro richiederà una organizzazione dei processi e dell’uso degli spazi sempre più precisa ed efficiente, per garantire il rispetto delle normative, il benessere e la salute dei lavoratori e assicurare efficienza lavorativa.

Con ogni probabilità il mese di settembre 2021 condurrà a un graduale rientro al lavoro in azienda, anche per le attività che hanno scelto di prolungare i criteri di lavoro agile. Benché in molte realtà questo avverrà in modo graduale, è un dato oggettivo che gestire l’interazione fra spazi, tempi e persone, sarà la vera sfida.

Nella nuova normalità, infatti, per le aziende sarà necessario definire una politica e un contratto che gestiscano le regole di smartworking. Questo sta già portando alla nascita di nuove modalità contrattuali e nuovi accordi di lavoro in cui le collaborazioni si svolgeranno sempre più in modalità mista, alternando smart working e presenza in ufficio.

Con il rientro al lavoro, e molto probabilmente a partire dal 2022, le aziende definiranno e consolideranno ciascuna le proprie modalità, sia in termini di giornate in ufficio o da casa, sia nella fruizione degli spazi/ufficio. Le nuove procedure  dovranno tenere in considerazione sia le questioni logistiche sia quelle legate al benessere delle risorse, in termini di sicurezza sanitaria, ma anche di organizzazione e flessibilità delle modalità lavorative.

Organizzare gli spazi nel rientro a lavoro

Le norme necessarie a contenere la pandemia da Covid-19 introducono senza dubbio alcune complessità organizzative. Basta una lettura, anche rapida, alla pagina ufficiale realizzata dal Ministero della Salute per rendersene conto. 

Alcune norme, come la misurazione della temperatura all’ingresso, la sanificazione delle mani e l’uso dei dispositivi di protezione individuale sono ormai entrate nella vita quotidiana, ma gli adempimenti che le aziende devono fronteggiare non si fermano a questo. Oltre alla sanificazione periodica dei locali, infatti, le raccomandazioni favoriscono gli ingressi contingentati, sia in azienda sia per quanto riguarda l’utilizzo di spazi comuni.

Una nuova realtà, frammentata e organizzata

Per fare fronte alle disposizioni vigenti, ma anche per garantire un buon livello di benessere alle persone all’interno dell’azienda, molte realtà si stanno organizzando per permettere la modalità mista, in cui le persone si dividono fra smart working e presenza in ufficio.

Questo permette sia di ridurre il rischio di assembramenti, sia di organizzare le tempistiche in modo da permettere ai collaboratori di poter rientrare in sicurezza, e di disporre di aree adeguate, sale meeting, scrivanie e spazi comuni perfettamente attrezzate per lavorare e collaborare.

Questo, tuttavia, solleva un problema: i tradizionali strumenti di gestione di ingressi e uscite, infatti, non tengono conto della flessibilità richiesta da questo tipo di soluzioni. In altre parole, nella maggior parte dei casi non è possibile gestire il personale con un semplice sistema di ingressi a turni. Questo perché, per esempio, alcune persone possono essere impegnate su più progetti e avere bisogno di lavorare in presenza con team diversi. Per esempio, contabilità e amministrazione possono avere necessità specifiche nei periodi di scadenze fiscali, il management può voler accedere a spazi riservati ed esclusivi.

Libertà e organizzazione

Per conciliare le necessità logistiche con quelle legate all’organizzazione del personale, una delle soluzioni più semplici e immediate è quella di affidarsi a software di gestione risorse che permettano di organizzare e gestire l’utilizzo delle risorse aziendali e di adeguarle ai processi aziendali in essere o futuri. Queste piattaforme in molti casi vanno oltre la mera prenotazione di singoli spazi, come per esempio le sale riunioni. 

Far Booking permette di gestire facilmente qualsiasi tipo di spazio di lavoro e di risorsa aziendale, delle sale meeting alle singole scrivanie, passando per le risorse come demo kit e automobili. Si tratta di una soluzione cross-platform, quindi utilizzabile su dispositivi differenti, che offre agli utenti la possibilità di effettuare prenotazioni e conferme in modo semplice e veloce, e agli amministratori di disporre di dashboard per il monitoraggio per l’ottimizzazione delle occupazioni e la gestione dei flussi.

Oltre agli aspetti legati alla gestione delle risorse, anche in questo caso non bisogna sottovalutare il fattore legato all’efficienza della  soluzione e la facilità d’uso. Anche in questo Far Booking fornisce una soluzione che permette il miglioramento dell’efficienza senza impattare sulle procedure aziendali. Infatti, soprattutto per le aziende dotate di una struttura di dimensioni considerevoli, la piattaforma può essere impiegata anche per rilevare le reali presenze ed effettuare automaticamente il check-in, attraverso l’applicazione mobile che si collega al Wi-Fi aziendale. 

Sempre attraverso la App, gli utenti possono prenotare scrivanie, sale meeting e risorse in qualsiasi momento e in mobilità. Le funzioni di monitoraggio e reporting integrate sono fondamentali per le Risorse Umane e il Facility per definire presenze e uso delle risorse e verificare dati e statistiche in maniera puntuale.

I vantaggi di un software di gestione risorse

Abbiamo già accennato alle complessità introdotte dalle normative vigenti per il contenimento della pandemia. Complessità che, oltre alle problematiche organizzative, possono avere anche importanti ripercussioni economiche, soprattutto in termini di gestione degli aspetti logistici e di uso degli spazi.

Per le aziende che hanno scelto un approccio più definitivo al lavoro agile, l’uso di un software di resource management può aiutare nella ridefinizione degli spazi e delle strumentazioni necessari, in vista di eventuali ottimizzazioni delle risorse.

Per esempio, attraverso il sistema di gestione Far Booking è possibile monitorare il reale utilizzo degli spazi e sapere quali persone sono state in ufficio. I dati così raccolti possono essere usati per tenere sotto controllo i processi di rientro, garantendo un monitoraggio più attivo della salubrità degli ambienti e, di conseguenza, della salute delle persone. Salute che passa anche dalla serenità di poter prenotare una risorsa in anticipo e sapere di poterla usare in totale tranquillità.

Per esempio, attraverso l’analisi degli spazi occupati è possibile capire se sia opportuno valutare un trasferimento presso una sede di dimensioni più contenute, ma anche una eventuale revisione delle utenze telefoniche, elettriche e così via, finalizzata alla riduzione degli sprechi.

FAR Booking mettere le persone al centro facilitando il rientro in ufficio e incentivando l’employee engagement.

Funzionalità semplici e fruibili da ogni luogo attraverso App, Web App, Outlook Plug-in per organizzare la meglio il proprio lavoro che agevolano le persone nel ritrovarsi in ufficio in totale tranquillità.

La piattaforma offre strumenti specifici per gli utenti, per HR e per Il Facility Department grazie alla modularità e possibilità di personalizzazione supporta le aziende nel cambiamento.

Come sarà il ritorno in ufficio?

Le numerose indagini effettuate da vari istituti di ricerca hanno evidenziato che  sarà difficile convincere tutti i lavoratori a riprendere a fare business come in precedenza, cioè recandosi quotidianamente in ufficio per le 8 ore di lavoro. Naturalmente questo dipende molto dalla tipologia di azienda e dal suo modello di business, ma è piuttosto evidente che molti lavoratori – a livello globale -apprezzano e vorrebbero mantenere la flessibilità. 

Le aziende si interrogano su come gestire questa situazione, dove potrebbe essere necessario organizzare il lavoro con un’alternanza ufficio e lavoro remoto, potenzialmente due o tre giorni settimanali, e gestendo i propri compiti da remoto per i rimanenti. Non si tratta di una novità in assoluto: numerose imprese, soprattutto nel settore IT, adottavano questo approccio con successo già prima della pandemia, le altre dovranno valutare di adeguarsi. 

Adeguarsi, però, non significa semplicemente fare delle modifiche al contratto di lavoro, ma ripensare gli spazi e le modalità di accesso, così da rendere più efficace e flessibile la collaborazione in presenza, quando ci si presenta in ufficio.  Questo significa abbandonare il concetto di postazione fissa e di ufficio riservato.

Facile a parole, più complesso nella realtà, dato che per poter adottare modalità di lavoro tanto flessibili è necessario anche dotarsi di strumenti per gestire al meglio questi spazi, consentendo ai lavoratori di prenotare la propria scrivania – o la sala riunioni – quando si recheranno in ufficio. Pensare di poter gestire tutto a mano, tramite scambi di email, richiederebbe personale dedicato solo alla logistica, e risulterebbe in ogni caso inefficiente. Ancora peggio sarebbe lasciare tutto come è ora e sperare che funzioni: si vedrebbero persone vagare da una sala riunioni all’altra in cerca di quella libera, e l’occupazione degli spazi sarebbe completamente casuale e inefficiente. Anche solo capire dove si trova un collega all’interno degli uffici potrebbe diventare un problema.
La soluzione arriva inevitabilmente dal digitale: per poter adottare con profitto le nuove modalità di lavoro, è necessario un sistema di gestione degli spazi e delle risorse informatico, che da un lato semplifichi la vita ai lavoratori, dall’altro agevoli il team IT con ulteriori strumenti per ottimizzare i processi. Il tutto per garantire la sicurezza di tutti i presenti, verificando che l’occupazione delle aree non superi mai una determinata soglia. Inoltre, in caso di eventuali contagi, è necessario poter ricostruire facilmente contatti e movimenti, così da allertare le persone potenzialmente coinvolte e ridurre il rischio di diffusione

Far Booking, la soluzione di Far Networks per gestire spazi e risorse

Far Booking è la piattaforma di Far Networks pensata per mettere in relazione persone e spazi nel tempo. Uno strumento digitale che facilita la prenotazione delle scrivanie, delle sale riunioni, ma anche di asset quali le vetture aziendali o le aree comuni. Adottandola, i dipendenti potranno appoggiarsi a uno strumento facile e intuitivo per prenotare la propria presenza in ufficio, da computer o smartphone. Una volta arrivati in ufficio, sempre tramite Far Booking potranno poi effettuare il check-in per confermare la propria presenza, usando lo strumento più adatto a seconda delle necessità: può essere il classico badge aziendale, tag RFID ma anche lo smartphone, tramite QRCode.

Il sistema può essere personalizzato con loghi e grafiche aziendali, e integrato con ulteriori strumenti, come i videowall, sui quali visualizzare l’occupazione delle sale riunioni e altri spazi, ma anche mappe, che nel caso di aziende di grandi dimensioni aiutano a trovare velocemente la posizione della stanza assegnata. Un aspetto che può tornare utile anche per gli ospiti della struttura, che non rischieranno di perdersi nei corridoi vagando alla ricerca di uno specifico ufficio.

Far Booking, insomma, semplifica la vita ai dipendenti, consentendo loro di essere più produttivi e sicuri quando si recano in ufficio, ma è anche un potente strumento nelle mani dei team IT, che potranno sfruttarlo per tenere sotto controllo l’utilizzo di risorse come i notebook e i tablet aziendali e di spazi, valutandone le statistiche di utilizzo e occupazione. Statistiche che permetteranno di analizzare nel dettaglio come e quando vengono utilizzati gli asset e le stanze, permettendo di ottimizzare ulteriormente l’organizzazione degli spazi e dei processi. E tutto questo, benché possa nascere da un’esigenza attuale legata alla situazione sanitaria, è in realtà un’evoluzione importante che permetterà, anche fuori dall’emergenza, di ottimizzare il lavoro e i costi a tutti i livelli.

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Immagine risorse prenotabili con FAR Booking

FAR BOOKING nuova release

La nuova release di FAR Booking si arricchisce di nuove funzionalità, per rendere la tua azienda un posto sicuro e piacevole dove lavorare in maniera organizzata e con strumenti digitali che abilitano e supportano lo smart working.

Cerca, scegli, prenota, conferma e utilizza lo spazio che ti serve. Scegli la risorsa in base alle caratteristiche che stai cercando (dimensione, servizi, caratteristiche tecniche…) nel giorno, ora e nel luogo adatti alle tue necessità.

Ogni giorno un’esperienza diversa, ma sempre con lo stesso strumento… Thanks FAR Booking

Immagine risorse prenotabili con FAR Booking
Immagine sala con postazioni lavorative
Immagine sala meeting Far Networks
Immagine smartphone connesso al Cloud
Immagine partnership FAR Networks e Imagicle

Imagicle e FAR Networks annunciano una partnership strategica per offrire a tutti i clienti Microsoft Teams le migliori soluzioni di UC

Rendere la comunicazione aziendale più semplice, veloce ed intelligente è la mission di Imagicle da oltre dieci anni.
Imagicle UC Suite rappresenta il più completo set di applicazioni per le Unified Communications, permettendo a migliaia di clienti in tutto il mondo di completare e arricchire le proprie soluzioni di calling e soddisfare le nuove esigenze di comunicazione e collaborazione, sia in presenza che in smart working.


Affidabile, sicura, multi-piattaforma, nel Cloud o On Prem, Imagicle UC Suite offre a clienti di ogni settore e dimensione tutto ciò di cui hanno bisogno per registrare le chiamate telefoniche, migliorare il servizio clienti, attivare un servizio fax digitale, analizzare il traffico telefonico e l’utilizzo dei dispositivi di comunicazione, gestire i contatti aziendali e tanto altro.

Imagicle UC Suite da oggi è integrabile direttamente in Microsoft Teams, garantendo un’esperienza senza precedenti ed espandendo ulteriormente le enormi potenzialità introdotte dall’utilizzo di Microsoft Teams come vera e propria piattaforma di comunicazione voce e video.
Al fine di garantire servizi eccellenti e progetti di integrazione di successo, Imagicle ha scelto di affidare a FAR Networks la distribuzione esclusiva delle proprie soluzioni Imagicle UC Suite Cloud e On-prem per i progetti basati su Microsoft Teams, semplificando così l’esperienza di acquisto di clienti e rivenditori che desiderano utilizzare o proporre le tecnologie di collaboration Microsoft.

La profonda conoscenza del mondo della collaboration, in particolare per le tecnologie Cisco e Microsoft, oltre alla competenza e all’affidabilità di FAR Networks, faciliteranno il processo di migrazione e garantiranno la fornitura di servizi di progettazione, configurazione, e formazione sull’intero territorio nazionale, giocando così un ruolo fondamentale nel garantire a partner e clienti assistenza e supporto nell’integrazione di Microsoft Teams in ambienti enterprise che richiedono un alto grado di specializzazione.

“Da quindici anni FAR Networks è un punto di riferimento nell’ambito delle soluzioni per la Communication & Collaboration per l’Enterprise” afferma Nicola Fracassi, CEO di FAR Networks. “Da ancora più tempo è in essere una solida relazione umana e professionale con il management che ha dato vita a Imagicle. Sono davvero orgoglioso di questo accordo, stretto da due aziende italiane che condividono valori, intenzioni e competenze. Sono certo che insieme saremo in grado di realizzare una vera innovazione di successo per i nostri clienti, partner e collaboratori.”

Immagine logo Microsoft Teams

L’unione dell’esperienza maturata nel tempo da parte di FAR Networks nell’ambito della Voce e la capacità di Imagicle di realizzare una soluzione UC unica sul mercato rendono questo accordo un importante veicolo per supportare le necessità del mercato nell’ambito delle Unified Communications.

“La nostra Suite di applicazioni per le Unified Communications offre tutte le funzionalità di cui i clienti hanno bisogno, mentre la nuova Imagicle UC Cloud Suite rappresenta la soluzione ideale per ottenere il massimo dalla soluzione di cloud clalling basata su Microsoft Teams” aggiunge Christian Bongiovanni, Co-CEO and CTO di Imagicle. “Insieme all’esperienza e alle competenze di FAR Networks, siamo sicuri che saremo in grado di realizzare progetti di workplace innovativi e di successo.”

L’integrazione di Imagicle UC Suite e Microsoft Teams, dunque, apre nuovi scenari per la semplificazione e la qualità della collaborazione, offrendo una piattaforma di servizi unificati che risponde al crescente bisogno di costruire un ambiente di lavoro digitale, sicuro, trasparente e funzionale.

Imagicle UC Suite per Microsoft Teams sarà presentata in anteprima assoluta, con live demo, il prossimo 5 Novembre al BeConnected Day, dove sia Imagicle che FAR Networks saranno Platinum Sponsor.

Partner e clienti che desiderano invece una demo dedicata o che vogliono provare la soluzione, potranno approfittare di periodi di prova gratuiti e POC, contattando direttamente Imagicle o FAR Networks. (far.info@farnetworks.com)

Scarica qui il comunicato Stampa

Immagine partnership FAR Networks e Imagicle