Il rientro nei posti di lavoro richiederà una organizzazione dei processi e dell’uso degli spazi sempre più precisa ed efficiente, per garantire il rispetto delle normative, il benessere e la salute dei lavoratori e assicurare efficienza lavorativa.

Con ogni probabilità il mese di settembre 2021 condurrà a un graduale rientro al lavoro in azienda, anche per le attività che hanno scelto di prolungare i criteri di lavoro agile.

Benché in molte realtà questo avverrà in modo graduale, è un dato oggettivo che gestire l’interazione fra spazi, tempi e persone, sarà la vera sfida.

Nella nuova normalità, infatti, per le aziende sarà necessario definire una politica e un contratto che gestiscano le regole di smartworking. Questo sta già portando anche alla nascita di nuove modalità contrattuali e nuovi accordi di lavoro in cui le collaborazioni si svolgeranno sempre più in modalità mista, alternando smart working e presenza in ufficio. Con il rientro al lavoro, e molto probabilmente a partire dal 2022, le aziende definiranno e consolideranno ciascuna le proprie modalità, sia in termini di giornate in ufficio o da casa, sia nella di fruizione degli spazi/ufficio.

Le nuove procedure dovranno tenere in considerazione sia le questioni logistiche sia quelle legate al benessere delle proprie risorse, in termini di sicurezza sanitaria, ma anche di organizzazione e flessibilità delle modalità lavorative.

Organizzare gli spazi nel rientro al lavoro

Le norme necessarie a contenere la pandemia da Covid-19 introducono senza dubbio alcune complessità organizzative. Basta una lettura, anche rapida, alla pagina ufficiale realizzata dal Ministero della Salute per rendersene conto.

Alcune norme, come la misurazione della temperatura all’ingresso, la sanificazione delle mani e l’uso dei dispositivi di protezione individuale sono ormai entrate nella vita quotidiana, ma gli adempimenti che le aziende devono fronteggiare non si fermano a questo.

Oltre alla sanificazione periodica dei locali, infatti, le raccomandazioni favoriscono gli ingressi contingentati, sia in azienda sia per quanto riguarda l’utilizzo di spazi comuni.

Una nuova realtà, frammentata e organizzata

Per fare fronte alle disposizioni vigenti, ma anche per garantire un buon livello di benessere alle persone all’interno dell’azienda, molte realtà si stanno organizzando per permettere la modalità mista, in cui le persone si dividono fra smart working e presenza in ufficio.

Questo permette sia di ridurre il rischio di assembramenti, sia di organizzare le tempistiche in modo da permettere ai collaboratori di poter rientrare in sicurezza, e di disporre di aree adeguate per lavorare e collaborare, come sale meeting, scrivanie e spazi comuni perfettamente attrezzati.

Questo, tuttavia, solleva un problema: i tradizionali strumenti di gestione di ingressi e uscite, infatti, non tengono conto della flessibilità richiesta da questo tipo di soluzioni. In altre parole, nella maggior parte dei casi non è possibile gestire il personale con un semplice sistema di ingressi a turni. Questo perché, per esempio, alcune persone possono essere impegnate su più progetti e avere bisogno di lavorare in presenza con team diversi. Oppure, per esempio, contabilità e amministrazione possono avere necessità specifiche nei periodi di scadenze fiscali.

Libertà e organizzazione

Per conciliare le necessità logistiche con quelle legate all’organizzazione del personale, una delle soluzioni più semplici e immediate è quella di affidarsi a software di gestione risorse che permettano di organizzare e gestire l’utilizzo delle risorse aziendali e di adeguarle ai processi aziendali in essere o futuri.

Queste piattaforme in molti casi vanno oltre la mera prenotazione di singoli spazi, per esempio le sale riunioni. Far Booking permette di gestire facilmente qualsiasi tipo di spazio di lavoro e di risorsa aziendali, dagli spazi comuni alle singole scrivanie, passando per le risorse come demo kit e automobili.

Si tratta di una soluzione cross-platform, quindi utilizzabile su dispositivi differenti, che offre agli utenti la possibilità di effettuare prenotazioni e conferme in modo semplice e veloce, e agli amministratori di disporre di dashboard per il monitoraggio e l’ottimizzazione delle occupazioni e dei flussi.

Oltre agli aspetti legati alla gestione delle risorse, anche in questo caso non bisogna sottovalutare il fattore legato all’efficienza dei una soluzione e alla sua facilità d’uso. Anche in questo Far Booking fornisce una soluzione che permette il miglioramento dell’efficienza senza impattare sulle procedure aziendali. Infatti, soprattutto per le aziende dotate di una struttura di dimensioni considerevoli, può essere impiegata anche per rilevare le reali presenze ed effettuare automaticamente il check-in, attraverso l’applicazione mobile che si collega al Wi-Fi aziendale.

Sempre attraverso la App, gli utenti possono prenotare scrivanie, sale meeting e risorse in qualsiasi momento e in mobilità. Le funzioni di monitoraggio e reporting integrate saranno inoltre utili a risorse umane e Facility per definire presenze e uso delle risorse in maniera puntuale.

I vantaggi di un software di gestione risorse

Abbiamo già accennato alle complessità introdotte dalle normative vigenti per il contenimento della pandemia. Complessità che, oltre alle problematiche organizzative, può avere anche importanti ripercussioni economiche, soprattutto per quanto riguarda la gestione degli aspetti logistici e di uso degli spazi.

Per esempio, attraverso il sistema di gestione Far Booking è possibile monitorare il reale utilizzo degli spazi, ma anche quali persone sono state in ufficio e il tempo trascorso. I dati così raccolti possono essere usati per tenere sotto controllo i processi di rientro, garantendo un monitoraggio più attivo della salubrità degli ambienti e, di conseguenza, della salute delle persone. Salute che passa anche dalla serenità di poter prenotare una risorsa in anticipo e sapere di poterla usare in totale tranquillità.

Per le aziende che hanno scelto un approccio più definitivo al lavoro agile, l’uso di un software di resource management può aiutare nella ridefinizione degli spazi e delle strumentazioni necessari, in vista di eventuali ottimizzazioni delle risorse.
Per esempio, attraverso l’analisi degli spazi occupati è possibile capire se sia opportuno valutare un trasferimento presso una sede di dimensioni più contenute, ma anche una eventuale revisione delle utenze telefoniche, elettriche e così via, finalizzata alla riduzione degli sprechi.

Far Booking dispone di funzionalità specifiche per la gestione delle risorse oltre che degli spazi, grazie alle quali è possibile estendere questa analisi. Se l’azienda dispone di un parco veicoli è possibile capire per esempio quali sono utilizzati e quanto, allo scopo di valutare eventuali soluzioni più flessibili come il noleggio.

Insomma, un software di gestione delle risorse permette di garantire tutta la potenza e la flessibilità organizzativa necessarie in vista del ritorno alla vita aziendale, ma anche per tutte le società che vogliono ottimizzare e migliorare gli aspetti organizzativi e logistici della comune attività lavorativa.

16 Settembre 2021/0 Commenti/da Veronica Parolini

Ritorno in ufficio, come prepararsi a vivere diversamente gli spazi

FAR News

È passato più di un anno da quando le normali abitudini sono state stravolte dall’emergenza sanitaria scatenata dal Covid. Praticamente da un giorno all’altro è cambiato tutto, incluso il modo di lavorare, con gli uffici che si sono improvvisamente spopolati. Lo smart working, o meglio il lavoro da remoto, è diventato la norma e i pochi che hanno proseguito le attività nelle sedi aziendali lo hanno fatto con logiche diverse, tenendo sempre conto della necessità di mantenere il distanziamento sociale. È insomma cambiato il modo di gestire gli spazi e di vivere le aree comuni, così come gli incontri con clienti e partner, che si sono spostati online, sulle piattaforme di videocomunicazione.

Ma a che punto siamo dopo 18 mesi di emergenza? La campagna vaccinale procede spedita e, ragionevolmente, in autunno si potrà tornare a una situazione di normalità, pur senza abbassare la guardia. Non è però detto che si torni al precedente modo di lavorare. Alla fine, sono molti i lavoratori che hanno apprezzato la possibilità di lavorare da casa (o più in generale da remoto), fatto che ha permesso loro di risparmiare il tempo necessario al commuting – gli spostamenti fra casa e ufficio – e di conciliare meglio la sfera privata con quella professionale. La produttività, del resto, è aumentata in molti casi, segno che questo approccio funziona e, molto probabilmente, continuerà anche quando la pandemia sarà un ricordo del passato.

Come sarà il ritorno all’ufficio?

A giudicare dalle numerose indagini effettuate da vari istituti di ricerca, sarà difficile convincere tutti i lavoratori a riprendere a fare business come in precedenza, cioè recandosi quotidianamente in ufficio per le 8 ore di lavoro. Naturalmente questo dipende molto dalla tipologia di azienda e dal suo modello di business, ma è piuttosto evidente che molti lavoratori – a livello globale – desidereranno mantenere la flessibilità. Non abbandonando del tutto l’ufficio, ma limitando la presenza in azienda a due o tre giorni settimanali, e gestendo i propri compiti da remoto per i rimanenti. Non si tratta di una novità in assoluto: numerose imprese, soprattutto nel settore IT, adottavano questo approccio con successo già prima della pandemia. Altre, probabilmente, si adegueranno. Adeguarsi, però, non significa semplicemente fare delle modifiche al contratto di lavoro, ma ripensare gli spazi e le modalità di accesso, così da rendere più efficace la collaborazione in presenza, quando ci si presenta in ufficio. Questo significa abbandonare il concetto di postazione fissa e di ufficio riservato. Facile a parole, più complesso nella realtà, dato che per poter adottare modalità di lavoro tanto flessibili è necessario anche dotarsi di strumenti per gestire al meglio questi spazi, consentendo ai lavoratori di prenotare la propria scrivania – o la sala riunioni – quando si recheranno in ufficio. Pensare di poter gestire tutto a mano, tramite scambi di email, richiederebbe personale dedicato solo alla logistica, e risulterebbe in ogni caso inefficiente. Ancora peggio sarebbe lasciare tutto come è ora e sperare che funzioni: si vedrebbero persone vagare da una sala riunioni all’altra in cerca di quella libera, e l’occupazione degli spazi sarebbe completamente casuale e inefficiente. Anche solo capire dove si trova un collega all’interno degli uffici potrebbe diventare un problema.
La soluzione arriva inevitabilmente dal digitale: per poter adottare con profitto le nuove modalità di lavoro, è necessario un sistema di gestione degli spazi e delle risorse informatico, che da un lato semplifichi la vita ai lavoratori, dall’altro dia in mano ai team IT ulteriori strumenti per ottimizzare i processi. E, naturalmente, per garantire la sicurezza di tutti i presenti, verificando che l’occupazione delle aree non superi mai una determinata soglia. Inoltre, in caso di eventuali contagi, è necessario poter ricostruire facilmente contatti e movimenti, così da allertare le persone potenzialmente coinvolte e ridurre il rischio di diffusione.

Far Booking – la soluzione di Far Networks per gestire spazi e risorse

Far Booking è la piattaforma di Far Networks pensata per mettere in relazione persone e spazi nel tempo. Uno strumento digitale che facilita la prenotazione delle scrivanie, delle sale riunioni, ma anche di asset quali le vetture aziendali o le aree comuni. Adottandola, i dipendenti potranno appoggiarsi a uno strumento facile e intuitivo per prenotare la propria presenza in ufficio, da computer o smartphone. Una volta arrivati in ufficio, sempre tramite Far Booking potranno poi effettuare il check-in per confermare la propria presenza, usando lo strumento più adatto a seconda delle necessità: può essere il classico badge aziendale, tag RFID ma anche lo smartphone, tramite QRCode.

Il sistema può essere personalizzato con loghi e grafiche aziendali, e integrato con ulteriori strumenti, come i videowall, sui quali visualizzare l’occupazione delle sale riunioni e altri spazi, ma anche mappe, che nel caso di aziende di grandi dimensioni aiutano a trovare velocemente la posizione della stanza assegnata. Un aspetto che può tornare utile anche per gli ospiti della struttura, che non rischieranno di perdersi nei corridoi vagando alla ricerca di uno specifico ufficio.

Far Booking, insomma, semplifica la vita ai dipendenti, consentendo loro di essere più produttivi e sicuri quando si recano in ufficio, ma è anche un potente strumento nelle mani dei team IT, che potranno sfruttarlo per tenere sotto controllo l’utilizzo di risorse come i notebook e i tablet aziendali e di spazi, valutandone le statistiche di utilizzo e occupazione. Statistiche che permetteranno di analizzare nel dettaglio come e quando vengono utilizzati gli asset e le stanze, permettendo di ottimizzare ulteriormente l’organizzazione degli spazi e dei processi. E tutto questo, benché possa nascere da un’esigenza attuale legata alla situazione sanitaria, è in realtà un’evoluzione importante che permetterà, anche fuori dall’emergenza, di ottimizzare il lavoro e i costi a tutti i livelli.