È passato più di un anno da quando le normali abitudini sono state stravolte dall’emergenza sanitaria scatenata dal Covid. Praticamente da un giorno all’altro è cambiato tutto, incluso il modo di lavorare, con gli uffici che si sono improvvisamente spopolati. Lo smart working, o meglio il lavoro da remoto, è diventato la norma e i pochi che hanno proseguito le attività nelle sedi aziendali lo hanno fatto con logiche diverse, tenendo sempre conto della necessità di mantenere il distanziamento sociale. È insomma cambiato il modo di gestire gli spazi e di vivere le aree comuni, così come gli incontri con clienti e partner, che si sono spostati online, sulle piattaforme di videocomunicazione.

Ma a che punto siamo dopo 18 mesi di emergenza? La campagna vaccinale procede spedita e, ragionevolmente, in autunno si potrà tornare a una situazione di normalità, pur senza abbassare la guardia. Non è però detto che si torni al precedente modo di lavorare. Alla fine, sono molti i lavoratori che hanno apprezzato la possibilità di lavorare da casa (o più in generale da remoto), fatto che ha permesso loro di risparmiare il tempo necessario al commuting – gli spostamenti fra casa e ufficio – e di conciliare meglio la sfera privata con quella professionale. La produttività, del resto, è aumentata in molti casi, segno che questo approccio funziona e, molto probabilmente, continuerà anche quando la pandemia sarà un ricordo del passato.

Come sarà il ritorno all’ufficio?

A giudicare dalle numerose indagini effettuate da vari istituti di ricerca, sarà difficile convincere tutti i lavoratori a riprendere a fare business come in precedenza, cioè recandosi quotidianamente in ufficio per le 8 ore di lavoro. Naturalmente questo dipende molto dalla tipologia di azienda e dal suo modello di business, ma è piuttosto evidente che molti lavoratori – a livello globale – desidereranno mantenere la flessibilità. Non abbandonando del tutto l’ufficio, ma limitando la presenza in azienda a due o tre giorni settimanali, e gestendo i propri compiti da remoto per i rimanenti. Non si tratta di una novità in assoluto: numerose imprese, soprattutto nel settore IT, adottavano questo approccio con successo già prima della pandemia. Altre, probabilmente, si adegueranno. Adeguarsi, però, non significa semplicemente fare delle modifiche al contratto di lavoro, ma ripensare gli spazi e le modalità di accesso, così da rendere più efficace la collaborazione in presenza, quando ci si presenta in ufficio. Questo significa abbandonare il concetto di postazione fissa e di ufficio riservato. Facile a parole, più complesso nella realtà, dato che per poter adottare modalità di lavoro tanto flessibili è necessario anche dotarsi di strumenti per gestire al meglio questi spazi, consentendo ai lavoratori di prenotare la propria scrivania – o la sala riunioni – quando si recheranno in ufficio. Pensare di poter gestire tutto a mano, tramite scambi di email, richiederebbe personale dedicato solo alla logistica, e risulterebbe in ogni caso inefficiente. Ancora peggio sarebbe lasciare tutto come è ora e sperare che funzioni: si vedrebbero persone vagare da una sala riunioni all’altra in cerca di quella libera, e l’occupazione degli spazi sarebbe completamente casuale e inefficiente. Anche solo capire dove si trova un collega all’interno degli uffici potrebbe diventare un problema.
La soluzione arriva inevitabilmente dal digitale: per poter adottare con profitto le nuove modalità di lavoro, è necessario un sistema di gestione degli spazi e delle risorse informatico, che da un lato semplifichi la vita ai lavoratori, dall’altro dia in mano ai team IT ulteriori strumenti per ottimizzare i processi. E, naturalmente, per garantire la sicurezza di tutti i presenti, verificando che l’occupazione delle aree non superi mai una determinata soglia. Inoltre, in caso di eventuali contagi, è necessario poter ricostruire facilmente contatti e movimenti, così da allertare le persone potenzialmente coinvolte e ridurre il rischio di diffusione.

Far Booking – la soluzione di Far Networks per gestire spazi e risorse

Far Booking è la piattaforma di Far Networks pensata per mettere in relazione persone e spazi nel tempo. Uno strumento digitale che facilita la prenotazione delle scrivanie, delle sale riunioni, ma anche di asset quali le vetture aziendali o le aree comuni. Adottandola, i dipendenti potranno appoggiarsi a uno strumento facile e intuitivo per prenotare la propria presenza in ufficio, da computer o smartphone. Una volta arrivati in ufficio, sempre tramite Far Booking potranno poi effettuare il check-in per confermare la propria presenza, usando lo strumento più adatto a seconda delle necessità: può essere il classico badge aziendale, tag RFID ma anche lo smartphone, tramite QRCode.

Il sistema può essere personalizzato con loghi e grafiche aziendali, e integrato con ulteriori strumenti, come i videowall, sui quali visualizzare l’occupazione delle sale riunioni e altri spazi, ma anche mappe, che nel caso di aziende di grandi dimensioni aiutano a trovare velocemente la posizione della stanza assegnata. Un aspetto che può tornare utile anche per gli ospiti della struttura, che non rischieranno di perdersi nei corridoi vagando alla ricerca di uno specifico ufficio.

Far Booking, insomma, semplifica la vita ai dipendenti, consentendo loro di essere più produttivi e sicuri quando si recano in ufficio, ma è anche un potente strumento nelle mani dei team IT, che potranno sfruttarlo per tenere sotto controllo l’utilizzo di risorse come i notebook e i tablet aziendali e di spazi, valutandone le statistiche di utilizzo e occupazione. Statistiche che permetteranno di analizzare nel dettaglio come e quando vengono utilizzati gli asset e le stanze, permettendo di ottimizzare ulteriormente l’organizzazione degli spazi e dei processi. E tutto questo, benché possa nascere da un’esigenza attuale legata alla situazione sanitaria, è in realtà un’evoluzione importante che permetterà, anche fuori dall’emergenza, di ottimizzare il lavoro e i costi a tutti i livelli.

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