Organizzare la gestione degli spazi personali in vista del rientro

Il rientro nei posti di lavoro richiederà una organizzazione dei processi e dell’uso degli spazi sempre più precisa ed efficiente, per garantire il rispetto delle normative, il benessere e la salute dei lavoratori e assicurare efficienza lavorativa.

Con ogni probabilità il mese di settembre 2021 condurrà a un graduale rientro al lavoro in azienda, anche per le attività che hanno scelto di prolungare i criteri di lavoro agile. Benché in molte realtà questo avverrà in modo graduale, è un dato oggettivo che gestire l’interazione fra spazi, tempi e persone, sarà la vera sfida.

Nella nuova normalità, infatti, per le aziende sarà necessario definire una politica e un contratto che gestiscano le regole di smartworking. Questo sta già portando alla nascita di nuove modalità contrattuali e nuovi accordi di lavoro in cui le collaborazioni si svolgeranno sempre più in modalità mista, alternando smart working e presenza in ufficio.

Con il rientro al lavoro, e molto probabilmente a partire dal 2022, le aziende definiranno e consolideranno ciascuna le proprie modalità, sia in termini di giornate in ufficio o da casa, sia nella fruizione degli spazi/ufficio. Le nuove procedure  dovranno tenere in considerazione sia le questioni logistiche sia quelle legate al benessere delle risorse, in termini di sicurezza sanitaria, ma anche di organizzazione e flessibilità delle modalità lavorative.

Organizzare gli spazi nel rientro a lavoro

Le norme necessarie a contenere la pandemia da Covid-19 introducono senza dubbio alcune complessità organizzative. Basta una lettura, anche rapida, alla pagina ufficiale realizzata dal Ministero della Salute per rendersene conto. 

Alcune norme, come la misurazione della temperatura all’ingresso, la sanificazione delle mani e l’uso dei dispositivi di protezione individuale sono ormai entrate nella vita quotidiana, ma gli adempimenti che le aziende devono fronteggiare non si fermano a questo. Oltre alla sanificazione periodica dei locali, infatti, le raccomandazioni favoriscono gli ingressi contingentati, sia in azienda sia per quanto riguarda l’utilizzo di spazi comuni.

Una nuova realtà, frammentata e organizzata

Per fare fronte alle disposizioni vigenti, ma anche per garantire un buon livello di benessere alle persone all’interno dell’azienda, molte realtà si stanno organizzando per permettere la modalità mista, in cui le persone si dividono fra smart working e presenza in ufficio.

Questo permette sia di ridurre il rischio di assembramenti, sia di organizzare le tempistiche in modo da permettere ai collaboratori di poter rientrare in sicurezza, e di disporre di aree adeguate, sale meeting, scrivanie e spazi comuni perfettamente attrezzate per lavorare e collaborare.

Questo, tuttavia, solleva un problema: i tradizionali strumenti di gestione di ingressi e uscite, infatti, non tengono conto della flessibilità richiesta da questo tipo di soluzioni. In altre parole, nella maggior parte dei casi non è possibile gestire il personale con un semplice sistema di ingressi a turni. Questo perché, per esempio, alcune persone possono essere impegnate su più progetti e avere bisogno di lavorare in presenza con team diversi. Per esempio, contabilità e amministrazione possono avere necessità specifiche nei periodi di scadenze fiscali, il management può voler accedere a spazi riservati ed esclusivi.

Libertà e organizzazione

Per conciliare le necessità logistiche con quelle legate all’organizzazione del personale, una delle soluzioni più semplici e immediate è quella di affidarsi a software di gestione risorse che permettano di organizzare e gestire l’utilizzo delle risorse aziendali e di adeguarle ai processi aziendali in essere o futuri. Queste piattaforme in molti casi vanno oltre la mera prenotazione di singoli spazi, come per esempio le sale riunioni. 

Far Booking permette di gestire facilmente qualsiasi tipo di spazio di lavoro e di risorsa aziendale, delle sale meeting alle singole scrivanie, passando per le risorse come demo kit e automobili. Si tratta di una soluzione cross-platform, quindi utilizzabile su dispositivi differenti, che offre agli utenti la possibilità di effettuare prenotazioni e conferme in modo semplice e veloce, e agli amministratori di disporre di dashboard per il monitoraggio per l’ottimizzazione delle occupazioni e la gestione dei flussi.

Oltre agli aspetti legati alla gestione delle risorse, anche in questo caso non bisogna sottovalutare il fattore legato all’efficienza della  soluzione e la facilità d’uso. Anche in questo Far Booking fornisce una soluzione che permette il miglioramento dell’efficienza senza impattare sulle procedure aziendali. Infatti, soprattutto per le aziende dotate di una struttura di dimensioni considerevoli, la piattaforma può essere impiegata anche per rilevare le reali presenze ed effettuare automaticamente il check-in, attraverso l’applicazione mobile che si collega al Wi-Fi aziendale. 

Sempre attraverso la App, gli utenti possono prenotare scrivanie, sale meeting e risorse in qualsiasi momento e in mobilità. Le funzioni di monitoraggio e reporting integrate sono fondamentali per le Risorse Umane e il Facility per definire presenze e uso delle risorse e verificare dati e statistiche in maniera puntuale.

I vantaggi di un software di gestione risorse

Abbiamo già accennato alle complessità introdotte dalle normative vigenti per il contenimento della pandemia. Complessità che, oltre alle problematiche organizzative, possono avere anche importanti ripercussioni economiche, soprattutto in termini di gestione degli aspetti logistici e di uso degli spazi.

Per le aziende che hanno scelto un approccio più definitivo al lavoro agile, l’uso di un software di resource management può aiutare nella ridefinizione degli spazi e delle strumentazioni necessari, in vista di eventuali ottimizzazioni delle risorse.

Per esempio, attraverso il sistema di gestione Far Booking è possibile monitorare il reale utilizzo degli spazi e sapere quali persone sono state in ufficio. I dati così raccolti possono essere usati per tenere sotto controllo i processi di rientro, garantendo un monitoraggio più attivo della salubrità degli ambienti e, di conseguenza, della salute delle persone. Salute che passa anche dalla serenità di poter prenotare una risorsa in anticipo e sapere di poterla usare in totale tranquillità.

Per esempio, attraverso l’analisi degli spazi occupati è possibile capire se sia opportuno valutare un trasferimento presso una sede di dimensioni più contenute, ma anche una eventuale revisione delle utenze telefoniche, elettriche e così via, finalizzata alla riduzione degli sprechi.

FAR Booking mettere le persone al centro facilitando il rientro in ufficio e incentivando l’employee engagement.

Funzionalità semplici e fruibili da ogni luogo attraverso App, Web App, Outlook Plug-in per organizzare la meglio il proprio lavoro che agevolano le persone nel ritrovarsi in ufficio in totale tranquillità.

La piattaforma offre strumenti specifici per gli utenti, per HR e per Il Facility Department grazie alla modularità e possibilità di personalizzazione supporta le aziende nel cambiamento.

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