INFORMATIVA PRIVACY

1. Informazioni generali

Si informano i Clienti (nella cui dizione si ricomprendono anche i Clienti potenziali – c.d. Prospect in riferimento alle Finalità Secondarie – vedi sotto), Fornitori, Consulenti e/o Collaboratori autonomi (tra cui si ricomprendono a tali fini anche gli stessi Amministratori della società Far Networks), dei seguenti profili generali, validi per tutti gli ambiti del trattamento che possono coinvolgere le persone fisiche di riferimento (di seguito, anche quali “interessati”, ex. art.4, c.1 GDPR):

• Il Titolare del Trattamento è Far Networks S.r.l. in persona del suo legale rappresentante e Presidente del C.d.A. Nicola Fracassi, con sede legale in Gorgonzola (20064 – MI) – via Mattei n. 65 e sede operativa in Cernusco sul Naviglio (20063 – MI) – Strada Padana Superiore n. 19/D, c.f. e p.i.: 05313430968, che potrai contattare anche ai seguenti recapiti: far.info@farnetworks.com – tel. +39 02.92271.450 – fax. +39 02.92271.456.
• Tutti i dati dei Clienti, Fornitori, Collaboratori autonomi e/o Consulenti, riferiti direttamente o indirettamente a persone fisiche, sono trattati in modo lecito, corretto e trasparente nei confronti dell’interessato, nel rispetto dei principi generali previsti dall’art. 5 GDPR.
• Abbiamo adottato specifiche misure di sicurezza per prevenire la perdita dei dati, usi illeciti, o non corretti e accessi non autorizzati.
• Il trattamento dei dati avviene con il supporto di mezzi informatici/telematici e/o in via manuale e riguarda solamente dati “comuni” (nome/cognome/indirizzo/telefono/email/codice fiscale/dati bancari/posizione previdenziale) ovvero informazioni che non comprendono “particolari categorie di dati” (dati personali che rivelino l’origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, o l’appartenenza sindacale, nonché trattare dati genetici, dati biometrici intesi a identificare in modo univoco una persona fisica, dati relativi alla salute o alla vita sessuale o all’orientamento sessuale della persona) ovvero “dati giudiziari” (dati personali relativi alle condanne penali e ai reati o a connesse misure di sicurezza).

Il trattamento dei dati è correlato alla erogazione dei servizi richiesti, fornitura di eventuali prodotti o servizi correlati, manutenzione e assistenza relativa ai servizi, gestione di eventuali reclami e/o contenziosi, archiviazione dei dati personali dei clienti, utilizzo dei dati personali per effettuare comunicazioni relative allo svolgimento del rapporto contrattuale instaurato, ecc…

• L’elenco aggiornato delle persone autorizzate al trattamento per conto del Titolare nonché dei responsabili esterni del trattamento designati da Far Networks è disponibile presso la sede del Titolare.

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2. Finalità e comunicazioni

2.1 Finalità primarie

2. a) Il trattamento dei dati personali degli interessati, persegue la finalità di stipulare e dare esecuzione al contratto di fornitura dei servizi Far Networks, degli altri contratti con i fornitori di Far Networks ovvero con i Collaboratori autonomi e/o Consulenti di Far Networks anche per servizi professionali (di seguito il “Contratto”). In particolare, in caso di servizio di Help Desk richiesto dal cliente, il trattamento ha per finalità la corretta e completa esecuzione degli obblighi contrattuali assunti relativamente all’esecuzione di tale servizio (compresivi di attività preliminari e conseguenti alla richiesta di registrazione e iscrizione anagrafica, accesso area riservata, erogazione del servizio, attività di assistenza o rilascio di informazioni); tali attività potranno essere svolte con il supporto di modelli algoritmici di intelligenza artificiale volti all’efficientamento dei processi aziendali: per informazioni di dettaglio si rinvia al paragrafo 2.4.

Prima della conclusione del Contratto, il trattamento dei dati personali dell’interessato potrebbe altresì perseguire finalità pre-contrattuali, come ad esempio rispondere a specifiche richieste provenienti dall’interessato ai fini di una successiva relazione contrattuale. In ogni caso, i dati personali sono altresì trattati anche per consentire al Titolare del trattamento di adempiere agli obblighi previsti dalla legge, da un regolamento o dalla normativa comunitaria e per finalità civilistiche, contabili e fiscali.Inoltre, i dati personali potranno essere trattati per far valere o difendere nelle sedi competenti (giudiziarie, arbitrali, amministrative, ecc…) diritti del Titolare del trattamento, siano essi connessi o meno al Contratto (ad es: inadempimento).

1. b) Il Titolare del trattamento potrà comunicare i dati degli interessati a terzi, quali autonomi titolari ovvero responsabili al trattamento, che prestano al Titolare servizi accessori alla esecuzione del Contratto, a consulenti in campo contabile, fiscale, legale e amministrativo, agli Istituti bancari ai fini dei servizi di pagamento, a enti pubblici (ad es. pagamento ritenuta di acconto) nonché ai soci del Titolare per l’esercizio dei loro diritti di controllo ovvero – infine – a personale interno (persone autorizzate come incaricate/designate) del Titolare.

I dati non saranno oggetto di diffusione. Come richiesto dalle Linee Guida in materia di trasparenza WP 260/2017 ove il Titolare scelga di indicare per categorie i destinatari dei dati, egli deve giustificare perché ritiene tale approccio corretto e in ogni caso il riferimento alla categoria non deve essere generico ma specifico, facendo riferimento alle attività svolte, al settore, alla industria, e alla ubicazione territoriale dei destinatari individuati per categoria. In tale prospettiva, il Titolare ritiene in tale caso corretto l’approccio per categorie di destinatari della comunicazione in quanto l’indicazione nominativa dei fornitori e sub-fornitori sarebbe eccessiva. I terzi fornitori sono rappresentati dalle seguenti categorie: società del comparto bancario e creditizio che forniscono servizi per la gestione delle transazioni finanziarie connesse ai pagamenti degli interessati; fornitori del comparto dei servizi ICT per servizi di installazione, assistenza e manutenzione di impianti e sistemi informatici e telematici e di tutti i servizi funzionalmente connessi e necessari per l’adempimento delle prestazioni oggetto del Contratto; persone, società o studi professionali, che prestano attività di assistenza, consulenza o collaborazione al Titolare in materia contabile, amministrativa, legale, tributaria e finanziaria relativamente al Contratto.

1. c) In tutti i casi sopra illustrati, il Titolare non ha l’obbligo di acquisire alcun consenso da parte dell’interessato. Tutti i trattamenti sopra illustrati perseguono infatti finalità primarie per le quali l’articolo 6 del Regolamento UE 679/2016 sulla protezione dei dati esclude la necessità di acquisire un consenso specifico dell’interessato, essendo le basi giuridiche di legittimità del trattamento rappresentate – a seconda dei casi – dal Contratto di servizi e/o fornitura, dall’obbligo adempiere a norme di legge, dalla necessità di dare esecuzione a misure richieste dall’interessato. Nel caso di azioni per far valere o difendere un diritto in giudizio, la base giuridica del trattamento è rappresentata dall’interesse legittimo del Titolare.
2. d) Il conferimento dei dati è obbligatorio, comportando l’eventuale rifiuto al conferimento l’impossibilità di proseguire il rapporto tra l’interessato ed il Titolare ovvero di dare esecuzione al servizio richiesto.

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2.2 Finalità secondarie

1. a) I dati personali raccolti sono trattati – se l’interessato presta uno specifico consenso – anche per le seguenti finalità secondarie ed omogenee del trattamento: per perseguire finalità di promozione commerciale, comunicazione pubblicitaria, ricerche di mercato, sondaggi (anche telefonici, on-line o mediante formulari), elaborazioni statistiche (in forma identificativa), altre ricerche campionarie di marketing in senso lato di prodotti e/o servizi riferibili al Titolare del trattamento (di seguito, complessivamente, “Trattamento per Finalità di Marketing”).
2. b) Inoltre i dati personali raccolti sono trattati – se l’interessato presta uno specifico consenso – anche per finalità di c.d. “profilazione”, ovvero di trattamenti automatizzati di dati personali per valutare determinati aspetti personali relativi all’interessato, in particolare per analizzare o prevedere aspetti riguardanti preferenze personali, gli interessi, l’affidabilità, il comportamento, le abitudini di consumo, la sua situazione economica (di seguito, complessivamente, “Trattamento per Finalità di Profilazione”).
3. c) I dati oggetto di Trattamento per Finalità secondarie potranno, in base a specifico e separato consenso dell’interessato essere comunicati (e/o ceduti) ad altre società del gruppo del Titolare e, segnatamente a: Flexvalley S.r.l., con sede legale in Gorgonzola (20064 – MI) – via Mattei n. 65, c.f. e p.i.: 03400060244.

I dati non saranno oggetto di diffusione.

1. d) Per procedere al Trattamento per le Finalità secondarie è infatti obbligatorio per ogni Titolare del trattamento raccogliere il consenso dell’interessato, che deve essere informato, libero, inequivoco, specifico, separato, espresso, documentato, preventivo e del tutto facoltativo. Specifici ulteriori e separati consensi sono quindi obbligatori per le diverse finalità (marketing / profilazione) ovvero poter comunicare i dati personali a terzi affinchè li trattino a loro volta a tali scopi (marketing / profilazione). L’interessato è libero di prestare al Titolare anche il solo consenso al Trattamento per Finalità di Marketing ma non anche l’ulteriore consenso per Finalità di Profilazione ovvero a comunicare a terzi a scopi marketing e/o profilazione. Laddove l’interessato non intenda invece prestare nessun consenso per le finalità secondarie non vi sarà alcuna conseguenza o impatto sui rapporti contrattuali in corso con il Titolare.
2. e) In ogni caso, tutti i consensi, ove prestati dall’interessato per qualsiasi finalità, e con particolare riferimento al consensi marketing, profilazione e relativa comunicazione a terzi, sono revocabili in qualsiasi momento senza formalità, mediante comunicazione email all’indirizzo far.info@farnetworks.com. Saranno fatti salvi i trattamenti autorizzati svolti fino al momento della revoca.

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2.3. Utilizzo dell’indirizzo di posta elettronica

‍Limitatamente alle coordinate di posta elettronica fornite dall’interessato nel contesto dell’acquisto di un servizio, il dato fornito potrà essere utilizzato per consentire l’offerta diretta da parte di Far Networks di prodotti o servizi analoghi, fermo restando il diritto dell’interessato di opporsi in ogni momento e senza formalità a tale trattamento, manifestando in modo idoneo e non equivoco tale sua volontà. La richiesta di cancellazione potrà essere esercitata dall’interessato liberamente contattando il Titolare ai suoi recapiti, con collegamento all’eventuale link di “cancellazione” (opt-out) in calce al messaggio di posta elettronica ovvero scrivendo a: far.info@farnetworks.com.La base giuridica di tale trattamento è costituita dall’art. 130 del D.lgs. n. 196/03 unitamente al legittimo interesse del Titolare ad inviare questo tipo di comunicazioni per il consolidamento dei propri rapporti commerciali con i clienti.

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2.4 Modalità e logiche di funzionamento dei sistemi di intelligenza artificiale

Far Networks utilizzerà sistemi di intelligenza artificiale garantendo una particolare attenzione alla sicurezza dei dati dei soggetti interessati. In particolare, le applicazioni saranno finalizzate a migliorare i processi interni e ottimizzare le operazioni aziendali in relazione alla gestione delle richieste degli utenti/Clienti con l’obiettivo di (i) comprendere la richiesta ed assegnarla al gruppo tecnologico corretto; (ii) riassumere il testo; (iii) suggerire all’operatore del Titolare la soluzione tecnica adeguata al caso specifico.A tal fine, una copia della email di richiesta di assistenza tecnica ricevuta dal Cliente viene inviata al fornitore OpenAI/ChatGPT ai fini della integrazione con AzureAI, per generare le risposte sub (i)-(ii)-(iii). Per tali attività, il Titolare utilizzerà API specifiche per le aziende, che assicurano elevati standard di privacy e sicurezza. Il Titolare si impegna, inoltre, ad applicare ulteriori misure di sicurezza e considera l’evoluzione normativa al fine di assicurare una compliance continua. Infine, i dati personali non verranno utilizzati per allenare algoritmi di intelligenza artificiale (training) e verranno conservati dai fornitori per un tempo non superiore a 30 giorni o comunque sino al raggiungimento delle finalità specifiche. Per ricevere maggiori informazioni circa le modalità di funzionamento e le misure di sicurezza adottate dal Titolare è possibile contattare lo stesso al seguente indirizzo e-mail: far.info@farnetworks.com.

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3. Trasferimento dati e tempi di conservazione

3.1 I dati sono conservati presso i server del Titolare ovvero presso società terze, nominate responsabili esterni del trattamento elaborando i dati per conto del Titolare, i cui server sono posti all’interno dello Spazio economico europeo; eventuali trasferimenti di dati a sub-responsabili all’estero verranno coperti da clausole contrattuali standard e/o da decisioni di adeguatezza, in conformità agli artt. 45 e 46 GDPR.

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3.2 I dati trattati per le finalità primarie del trattamento saranno conservati per dieci anni come previsto dalle leggi in vigore (fiscali, civilistiche, antiriciclaggio) ovvero -in caso di trattamento per far valere o difendere nelle sedi competenti (giudiziarie, arbitrali, amministrative, ecc…) diritti del Titolare del trattamento- per la durata del contenzioso e, nel caso di contenzioso giudiziale, per tutta la sua durata dello stesso sino all’esaurimento dei termini di esperibilità delle azioni di impugnazione. Con riferimento invece ai dati personali oggetto di Trattamento per Finalità secondarie gli stessi saranno conservati nel rispetto del principio di proporzionalità e comunque fino a che non siano state perseguite le finalità del trattamento o fino a che – se precedentemente – non intervenga la revoca del consenso specifico da parte dell’interessato. In ogni caso, Far Networks adotterà ogni cura per evitare un utilizzo dei dati stessi a tempo indeterminato, procedendo con cadenza periodica a verificare in modo idoneo l’effettivo permanere dell’interesse del soggetto cui si riferiscono i dati a far svolgere il trattamento per le Finalità secondarie come sopra precisate ovvero ai sensi dell’art. 2.3 che precede.

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4. I vostri diritti

4.1 Potrete liberamente esercitare i seguenti diritti in relazione al trattamento dei dati trattati da Far Networks:

1. Ottenere conferma che sia in o meno in corso un trattamento di dati che vi riguardano e in tal caso, ottenere l’accesso ai dati e alle informazioni relative al trattamento.
2. Richiedere la rettifica di dati inesatti;
3. Richiedere la cancellazione dei dati nel caso in cui, tra le altre ragioni, gli stessi non siano più necessari per le finalità per cui sono stati richiesti; in tal caso, Far Networks provvederà a cesserà di trattare i dati, fatto salvo il caso in cui gli stessi siano necessari per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto.
4. Richiedere l’applicazione della limitazione del trattamento dei dati, nel qual caso gli stessi potranno essere trattati solo previo consenso dell’interessato; fanno eccezione la conservazione dei dati stessi e l’utilizzo per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto o per la protezione dei diritti di altri soggetti fisici o giuridici o per motivi di interesse pubblico rilevante dell’Unione Europea o di uno Stato Membro.
5. Opporvi, in tutto od in parte, per motivi legittimi al trattamento dei vostri dati, in tal caso, Far Networks dovrà cessare di trattare i dati stessi, fatto salvo il caso in cui gli stessi siano necessari per la difesa contro possibili reclami.
6. Ricevere, in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da un dispositivo automatico, i dati forniti a Far Networks o richiedere che Far Networks li trasferisca direttamente ad un altro titolare quando tecnicamente possibile.
7. Revocare il consenso concesso, se pertinente, per le finalità specificate nel precedente punto 2 senza pregiudicare la legittimità del trattamento sulla base del consenso fornito precedentemente alla revoca.

Si informa specificatamente e separatamente, come richiesto dall’art. 21 del GDPR che l’interessato ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei dati personali che lo riguardano effettuato per le finalità secondarie e che qualora l’interessato si opponga al trattamento per finalità di marketing diretto, i dati personali non potranno più essere oggetto di trattamento per tali finalità.

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4.2 I suddetti diritti di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione, e portabilità dei dati potranno essere esercitati direttamente dall’interessato o da un suo rappresentante legale o volontario, mediante richiesta rivolta a Far Networks ai suoi dati di contatto mediante invio di lettera raccomandata a.r. presso la sede legale di Far Networks S.r.l. in Gorgonzola (20064 – MI) – via Mattei n. 65 ovvero presso la sua sede operativa in Cernusco sul Naviglio (20063 – MI) – Strada Padana Superiore n. 19/D nonchè di email all’indirizzo far.info@farnetworks.com o, infine, di email pec all’indirizzo farnetworks@pec.com.

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L’interessato ha diritto di proporre reclamo alla competente Autorità di controllo.